La produttività personale, parliamoci chiaro, non è questione di lavorare come forsennati dalla mattina alla sera. Anzi, spesso è proprio l’opposto: si tratta di saper rallentare quando serve, di scegliere bene su cosa mettere energie e quando mollare la presa. Organizzare le giornate in modo efficace può sembrare una missione impossibile, ma con qualche accorgimento – e un po’ di allenamento – si riesce a dare un ordine al caos. E magari, arrivare a fine giornata senza quella sensazione di essere stati investiti da un camion.

Avere le idee chiare: se non sai dove stai andando, come fai ad arrivarci?

Qui si parte dalle basi, che sembrano scontate ma non lo sono affatto. Se non hai una meta, ogni strada ti sembrerà buona… o pessima, dipende dai giorni. Io me lo ripeto sempre: “A cosa voglio arrivare davvero?” E non è solo filosofia da quattro soldi: avere un obiettivo, chiaro come il sole, aiuta a tagliare il superfluo e a dare un senso a quello che fai.

E qui arriva il bello. Per me, funziona fissarmi traguardi che non siano solo vaghi desideri (“Voglio essere più produttivo”) ma obiettivi con i piedi per terra. Tipo: “Da lunedì a venerdì, chiudo tutte le attività principali entro le 17:00”. La produttività personale si alimenta di scelte concrete, altrimenti si rischia di restare fermi a guardare l’agenda come se fosse un rebus.

Poi oh, non è che bisogna essere rigidi. Ogni tanto ci sta anche cambiare idea o aggiustare il tiro. Ma l’importante è avere una rotta, anche se a zig zag.

La giornata non si organizza da sola: serve metodo (ma senza diventare schiavi della tabella)

Confesso: anni fa ero uno di quelli che partivano la mattina “vediamo che succede”. Indovina? Succedeva il caos. Poi ho capito che una minima struttura mi serviva, altrimenti finivo a correre dietro agli imprevisti come un pompiere in un giorno di tempesta.

Da allora, una cosa che mi salva è buttare giù la sera prima una bozza di giornata. Non un programma rigido, eh, ma un’idea delle priorità. E soprattutto mi lascio dei buchi, delle finestre libere per respirare o per affrontare quelle cose che spuntano fuori all’improvviso (perché, si sa, succedono sempre).

Un trucco che ho trovato utile è dare un “tema” alla giornata. Tipo: “Oggi si chiude quel progetto che mi porto dietro da troppo” oppure “Stamattina solo mail, il pomeriggio libero per pensare”. La produttività personale aumenta quando smetti di saltare da una cosa all’altra come una pallina impazzita e inizi a fare una cosa alla volta, con calma e decisione.

Non tutto è importante, e non tutto è urgente (anche se sembra!)

Questa è una di quelle scoperte che ti cambiano la vita. Davvero. Non tutte le cose che bussano alla porta meritano di essere fatte subito. Ci ho messo anni a capirlo, e ancora adesso ci casco. Ma c’è un metodo che mi ha aperto gli occhi: dividere le attività tra importanti, urgenti, né urgenti né importanti. Ecco, quelle ultime meglio evitarle del tutto.

Il trucco, almeno per me, è farsi sempre la domanda: “Se non lo faccio oggi, cosa succede?” Se la risposta è “niente”, probabilmente non è una priorità. E allora perché sbatterci la testa?

La produttività personale non è una corsa a fare tutto, ma un’arte di scegliere bene. Meglio portare a casa due cose fatte bene che venti fatte male e con l’ansia addosso. E, fidati, chi riesce a farlo dorme meglio la notte.

La tecnica del pomodoro… che non ha nulla a che fare con la cucina, ma aiuta!

Ti sarà capitato di sentirne parlare: la famosa tecnica del pomodoro. Sembra una roba banale, ma io l’ho provata e mi ha letteralmente salvato in quei giorni in cui la testa parte per la tangente dopo cinque minuti.

Funziona così: venticinque minuti di concentrazione totale su una sola cosa, poi pausa breve. E si riparte. Sembra un gioco, ma ti obbliga a non perdere tempo a spulciare il telefono o a pensare “fra un attimo lo faccio”. Io la uso soprattutto quando devo scrivere o sistemare cose noiose che mi fanno venire voglia di scappare.

Spezzare il tempo in blocchi gestibili rende tutto meno spaventoso, e alla fine arrivi a sera che ti sei tolto parecchi sassolini dalle scarpe. E magari ti avanza pure un po’ di tempo per fare una passeggiata. Cosa che, secondo me, dovrebbe essere obbligatoria almeno una volta al giorno.

Fermarsi e guardarsi indietro: fondamentale per non andare sempre a caso

Alla fine della settimana, una cosa che ho imparato a fare è tirare il freno e guardarmi indietro. Cosa ha funzionato? Dove ho perso tempo? Ho messo energie nelle cose giuste o ho rincorso farfalle?

Non sempre le risposte sono confortanti, lo dico subito. A volte scopro che mi sono arrovellato su robe che non contavano niente. Però va bene così. Perché solo guardandoti indietro capisci dove mettere meglio i piedi la prossima volta.

La produttività personale è anche questo: aggiustare il tiro mentre si cammina, senza aspettarsi di avere sempre tutto sotto controllo. Non siamo macchine. E per fortuna, aggiungerei.

Arrivati fin qui, spero che ti sia venuta voglia di rimettere mano al modo in cui gestisci le tue giornate. Non serve diventare dei robot che fanno tutto e subito. Serve equilibrio, un po’ di disciplina e quella voglia di non arrivare a sera con l’impressione di aver solo girato in tondo.